Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan Dalam Lingkungannya Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapak melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa. Delapan Elemen Lingkungan Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan lain. Sebuah bank memiliki lingkungan yang berbeda dari sebuah toko alat-alat olah raga atau gereja, misalnya. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari kergaman ini dengan mengindentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen – elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaa. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat. Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja terampil. Masyarakat keungan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Contohnya meliputi bank dan lembaga peminjaman lainnya, serta perusahaan-perusahaan investasi. Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pasaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran. Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan batasan-batasan dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup dan beroprasi secara etis. Arus Sumber Daya Lingkungan Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan. Sebagian sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. Arus yang sangat sering memegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin kepada pemasok, dan arus pekerja kepada serikat buruh. Arus yang agak jarang meliputi arus uang dari pemerintah (untuk penelitian, misalnya) arus material kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan arus pekerja kepada pasaing (pegawai yang “dibajak” oleh perusahaan lain). Tidak semua sumberdaya mengalir antar perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi. Keunggulan Kompetitif Suatu poerusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompertitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul data dan informasi dapat digunakan sama baiknya. Menajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. Rantai Nilai Porter Profesor Michael E. Porter dari Harvard adalah orang yang paling sering diidenfikasikan dengan topik keunggulan kompetitif. Buku – buku dan artikelnya memberikan panduan dan strategi untuk perusahaan – perusahaan yang mencoba memperoleh keunggulan dari para pesaing mereka. Pusat dari teori porter adalah konsep marjin. Marjin adalah nilai produk dan jasa perusahaan, seperti yang diyakini oleh perusahaan itu, dikurangi biaya-biayanya. Perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas, yang porter sebut aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terbagi menjadi dua kategori besar utama dan pendukung. Aktivitas nilai utama (primary value activities) adalah aktivitas yang berhubungan dengan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan dari pada yang dilakukan pesaing. Nilai dapat dihasilkan dengan menyerahkan produk dan jasa ke pelanggan serta dengan menyediakan dukungan setelah penjualan. Aktivitas manufaktur dan penjualan adalah contoh yang baik. Aktivitas nilai pendukung (support value activities) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung. Departemen hubungan pemegang saham, kelompok riset pemasaran, departemen akuntansi merupakan contoh unit organisasional yang melaksanakan antivitas pendukung. Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa kaitan untuk membentuk rantai nilai (value chain), rantai tersebut dibentuk menyerupai panah, dengan marjin sebagai ujungnya. Aktivitas-aktivitas utama tampak di lapisan bawah dan mencakup logistik masuk yang memperoleh bahan baku dai pasokan dari pemasok, operasi perusahaan mengubah itu yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik keluar yang mengangkut barang kepelanggan dan mendapatkan pesanan, serta kegiatan pelayanan yang memelihara hubungan baik dengan pelanggan setelah penjualan. Aktivitas nilai pendukung tampak pada lapisan atas dan mencakup infrastruktur perusahaan pengaturan organisasional yang mempengaruhi semua aktivitas utama secara umum. Selain itu ada tiga aktivitas yang dapat mempengaruhi aktivitas utama secara sendiri-sendiri atau dalam kombinasi tertentu. Manajemen sumber daya manusia terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan, pengembangan teknologi mencakup semua aktivitas yang melibat teknologi, termasuk penerapan teknologi tersebut secara efektif. Pengembangan sistem informasi berbasis komputer adalah contohnya. Pemerolehan ( procurement) berhungan dengan aktivitas mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin, yang digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama. Departemen pembelian perusahaan melaksanakan banyak aktivitas perolehan ini. Tiap aktivitas nilai, baik itu utama atau pendukung, memiliki tiga unsur penting input yang dibeli, sember daya manusia, dan teknologi. Juga, tiap aktivitas menggunakan dan menciptakan informasi Memperluas Cakupan Rantai Nilai Satu atau dua dasarwasa yang lalu, mungkin sudah cukup bagi manajemen untuk berkonsentrasi menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun sekarang manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi-organisasi lain. Kaitan tersebut dinamakan system antar-organisasi (interorganizational system-IOS), atau system informasi antar-organisasi (interorganizational information system-IIS) Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi bekerja sama sebagai suatu unit tunggal yang terkoordinasi, menciptakan sinergi yang tidak dapat dicapai dengan bekerja sendiri-sendiri. Porter memikirkan kaitan tersebut saat ia berfokus pada penggunaan informasi untk menciptakan keunggulan kompetitif, dan menamakan jaringan tersebut system nilai (value system) Rantai nilai perusahaan-perusahaan dalam suatu industri dapat sangat mirip, tetapi kemungkinan besar rantai nilai tiap perusahaan bersifat unik. Karena tiap aktivitas nilai mencakup suatu komponen informasi, pengelolaan sumber daya informasi perusahaan merupakan langkah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif. Apa Sajakah Sumber Daya Informasi? Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan system manajemen database atau DBMS. Selama tahun 1970-an dan 1980-an. Perusahaan-perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data mereka dengan menerapkan DBMS yang berbasis komputer, mereka berarti juga akan mengelola informasi mereka. Namun ada pandangan yang lebih luas bahwa anda dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dengan kata lain, dari pada berkonsentrasi pada input dan output, perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoprasikan, dan menggunakan system. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut
Jenis-jenis Sumber Daya Informasi Sumber daya informasi karena itu terdiri dari : Perangkat keras komputer Perangkat lunak komputer Spesialisasi informasi Pemakai Fasilitas Database Informasi Saat para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi. SIAPA MENGELOLA SUMBER DAYA INFORMASI? Praktek yang umum sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan yang penting. Chief Information Officer Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis ; setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau dewan direksi. Istilah seperi CFO, yaitu chief financial officer, dan COO, yaitu chief operating officer, juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istilah yang serupa untuk manajer informasi. Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. Istilah itu memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief informationofficer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaan. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut ; Sediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini ; jangan menunggu hingga diundang Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan Jangan bersikap defensive.
MENINGATKAN KERUMITAN MANAJEMEN INFORMASI Berawal dari pemasangan terminal keybord di area pemakai pada pertengahan tahun 1960-an dan berlanjut dengan penyebaran computer mikro di tahun 1980-an. Semakin banyak perangkat keras yang ditempatkan di luar unit jasa informasi. Saat perusahaan memperoleh semakin banyak sumber daya informasi, dan sumber daya tersebut tersebar di seluruh perusahaan, tugas manajemen sumber daya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi semua manajer dalam perusahaan. PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI Selama beberapa tahun terakhir jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar area yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategiplanning for information resources) Tranformasi Kumpulan Strategi Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana pada tujuan strategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set). Langkah kedua untuk mendukung suatu rencana jasa informasi suatu perusahaan disebut kumpulan strategi SIM (MIS strategy set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi pendekatan ini dinamakan transformasi kumpulan startegi (strategy set information) Pendekatan SPIR Solusi untuk masalah tidak memadai sumber daya informasi adalah perencanaan strategi sumber daya informasi atau SPIR. Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersama Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhan sendiri. Namun kita dapat mengindentifikasi sejumlah topic utama yang harus tercakup, rencan itu harus menjelaskan tujuan-tujuan yang akan dicapai dan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. END-USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS Pada bab ini kita menyadari kecendrungan menuju end-user computing, walau kecendrungan ini mencerminkan kemajuan alamiah dalam penggunaan computer dan menciptakan sejumlah manfaat nyata ini bukan tanpa resiko. Parea esekutif perusahaanharus memberikan perhatian pada cara pelaksanaan end-user computing, untuk memaksimalkan manfaatnya dan menimalkan resiko. Tingkat-tingkat Kemampuan Pemakai Akhir Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi empat yaitu 1.Pemakaian akhir tingkat menu Sebagaian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak dengan menggunakan menu-menu yang ditampilkam peranti lunak berbasis windows dan mac 2.Pemakai akhir tingkat perintah Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data 3.Pemakaian akhir tingkat perintah Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman dan mereka dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri. 4.Personil pendukung fungsional Personil pendukung fungsional ini adlah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya. Manfaat end-user computing EUC memberikan manfaat dalam dua cara utama : EUC menyeimbangkan kemampuan pengembangan dengan tantangan system. Serta EUC menghilangkan atau mengurangkan kesenjanagan komunukasi antara pemakai dan spesialis informasi. Pakar dalam teknologi tetapi tidak menguasai area permasalahan. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak diperlakukan komunikasi. Demikian pula, saat pemakai mengembangkan sebagian system mereka, kesenjangan ini berkurang. Kedua manfaat ini menghasilkan pengembangan system-sistem yang lebih baik dari pada jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian besar pekerjaan itu sendiri.
Resiko End-User Computing Manfaat EUC bukannya tanpa biaya. Saat para pemakai mengembangkan system mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah resiko. System yang buruk sasarannya pemakai akhir mungkin menerapkan computer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual. System yang buruk rancangan dan dokumentasinya pemakai akhir, walau memiliki pengetahuan yang tinggi tentang computer, tidak dapat menandingi profesionalisme special informasi dalam hal merancang system. Selain itu, dalam ketergesaan untuk menjalankan system, pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya mendokumentasikan rancangan mereka supaya system itu dapat diperlihara. Penggunaan sumberdaya informasi yang tidak efisien saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perngkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dapat memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan. Misalnya, berbagai merek computer peribadi yang dibeli tidak dapat dihubungkan untuk membentuk jaringan, dan beberapa copy perangkat lunak dibeli padahal satu copy dapat digunakan bersama. Selain itu, pemakai akhir mungkin mengrmbangkan system yang telah dikembangkan sebelumnya oleh spesialis informasi atau oleh pemakai akhir lain. Hilangnya integritas data pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan datakedalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin menggunakan data yang salah namun mengira bahwa data tersebut tepat. Hasilnya adalah output yang tercemar yang menyebabkan menejer membuat keputusan yang keliru. Hilangnya keamanan dengan cara yang serupa, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. Disket dibiarkan tergeletak dimeja, hasil cetakan dibuang dikeranjang sampah, pintu keruang computer dibiarkan tidak terkunci, dan seterusnya. Krminal computer dapat mengakses system dan membahayakan perusahaan dengan berbagi cara. Hilangnya pengendalian para pemakai pengembangan system untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada suatu rencana yang memastikan dukungan computer bagi perusahaan. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumberdaya informasi yang memungkinkan EUC untuk bertumbuh dan berkembang. Mengenai resiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai. KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI Memandang informasi sebagi suatu sumberdaya bukanlah sesuatu yang baru. Yang terjadi pada decade yang lalu adalah kesadaran bahwa sumberdaya informasi jauh melampaui informsi itu sendiri. Topic-topik yang didiskusikan pada bab ini membentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi. Menejemen sumberdaya informasi (Informatioan Resources Management), atau IRM, adalah aktifitas yang dijalankan oleh menejer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen IRM yang diperlukan Walau seorang pemakai individu dapat mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan suatu rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-konsdisi tersebut meliputi: -kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumberdaya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan menejer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas para pesaingnya dengan mengelola arus informais. -kesadarn bahwa jasa infomasi adalah suatu area fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan are bisnis yang utama, seperti keuangan dan pemasaran. -kesadaran bahwa CIO adalah eksekusi puncak. CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengarui seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutuif. -perhatian pada sumberdaya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Saat para eksekutif terlibat dalam perncanaan strategis untuk perusahaan, mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
Terdapat suatu rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumberdaya informasi. Sumberdaya itu harus mencakup dan berada pada area pemakai maupun jasa informasi. -strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumberdaya tersebut. IRM mencerminkan pemahaman mengenai nilai informasi dan sumberdaya yang menghasilkan informasi. Manajer disemua tingkatan memang member kontribusi pada IRM, tetapi sikap eksekutif puncak, seperti CEO dan anggota komite eksekutif lain adalah kuncinya. Jika para pemimpin ini tidak memahami bahwa sumber daya konseptual sama pentingnya dengan sumberdaya fisik, IRM tidak akan pernah terjadi.
Model IRM Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak berada terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi, seperti digambarkan diatas. Alenia-alenia bernomor dibawah ini menjelaskan nomor-nomor pada model tersebut. 1)Lingkungan perusahaan. Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif. 2)Eksekutif perusahaan. CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan menuju tujuannya. Salah satu aktifitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis. 3)Area bisnis. Jasa informasi disertakan sebagai suatu area bisnis utama, dan setiap area, bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerjasama dengan area bisnis lain. 4)Sumberdaya informasi. Rencana strategis sumberdaya informasi mengambarkan bagaimana semua sumberdaya informasi akan diperoleh dan dikelola. Sebagian sumberdaya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam pusat-pusat informasi dan area-area pemakai. 5)Pemakai. Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam end-user computing. Gambar diatas memperlihatkan bagaimana tingkat-tingkat system mempengaruhi menejemen sumberdaya informasi. Lingkungan membentuk supersystem dari perusahaan. Manajer perusahaan pada tingkat puncak merencanakan strategi yang memampukan perusahaan sebagai suatu system mencapai tujuannya. Barbagai area bisnis menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana strategis mereka mendukung rencana strategis perusahaan. Semua rencana strategis area bisnis menjelaskan bagaimana sumberdaya informasi disediakan bagi para pemakai pada semua tingkatan.
